ATLANTA (CNN) -- Las funciones múltiples son un concepto de
gerencia de moda estos días, una presunción corporativa
posterior a los despidos masivos que sostiene que unos pocos
pueden hacer el trabajo de muchos. Pero los resultados recién
emitidos de estudios científicos sobre el tema indican que
efectuar varias tareas al mismo tiempo puede, en realidad,
reducir la productividad en lugar de aumentarla.
"En algunos casos, se puede estar malgastando el tiempo de sus
empleados", dice el investigador Joshua Rubenstein, que trabaja
en temas de seguridad para la Agencia Federal de Aviación (FAA,
por sus siglas en inglés)."Y en ciertos casos de multiplicidad
de funciones, se puede estar poniendo a los empleadores frente
al riesgo de resultados peligrosos".
En la investigación publicada bajo el título de "Control
ejecutivo de los procesos cognoscitivos de los intercambios de
tareas", que se publica el lunes en la Revista de Sicología
Experimental: Percepción y Desempeños Humanos, de la Asociación
Estadounidense de Sicología, Rubenstein y sus asociados David
Meyer y Jeffrey Evans, determinaron que los empleados perdían
tiempo en todos los tipos de tareas cuando tenían que mudarse de
una tarea a la otra.
Estos "costos de tiempo" aumentan con la complejidad de las
tareas: Toman más tiempo para los individuos que tienen que
cambiarse entre las tareas más complicadas, dijeron los
investigadores Rubenstein y Meyer.
"La gente en un ambiente de trabajo, que está trabajando en un
procesador o una computadora, al mismo tiempo tiene que
contestar los teléfonos y hablar con sus jefes o compañeros.
Está haciendo cambios todo el tiempo. No poder concentrarse por
varios minutos en un momento puede significar que a la compañía
le cueste entre el 20 y el 40 por ciento " en términos de
eficiencia perdida, o el "costo del tiempo" de los cambios, como
lo llaman los investigadores.
"En realidad, se tiene un bloqueo breve en la habilidad de
escribir cuando uno va de una tarea a la otra. Usted tiene que
(a) querer cambiar las tareas, usted tiene que (b) hacer el
cambio y luego usted tiene que (c) volver a incorporarse en lo
que estaba haciendo".
Manejar mientras está hablando por un teléfono celular, tal vez
para hacer llamadas de negocios mientras trata de ir hacia su
próxima reunión, es un ejemplo usado por estos investigadores
para ilustrar un escenario de funciones múltiples potencialmente
desastroso.
"Mucha gente piensa: 'hablar por celular mientras se está
manejando no es realmente gran cosa y yo puedo hacerlo'. Pero
aún si usted tiene un teléfono celular que no tiene que sostener
en la mano y que puede hacer la llamada por medio de la voz,
tiene todavía un gran conflicto debido a que cuando conduce,
usted necesita estar mirando varios lugares distintos, leyendo
las señales, tomar decisiones acerca de dónde ir con su
vehículo. Y no hay forma de hacerlo mientras se está en el
teléfono celular, porque tiene que interpretar lo que su
interlocutor está diciendo", señala el estudio.
"Descubrimos que ese costo del cambio aumenta con la complejidad
de las tareas. Eso sugiere que una conversación muy sencilla
sobre el teléfono cuando se maneja un auto - que puede ser
'querido, haz el favor de recoger pan en camino a la casa' -
puede no requerir mucha atención. Pero si la conversación se
vuelve difícil, o tiene alta carga emocional, o es agotadora
mentalmente - como 'querido, la casa se está quemando, ¿qué
hago?' - eso requiere mas atención y más concentración mental al
margen de su tarea primaria, que es manejar el auto: es más
probable que usted pueda tener un accidente".
Tareas a la mano
La aplicación para trabajar escenarios es muy clara y aún
cuantificable, dice Rubenstein.
¿Qué está haciendo usted en este momento mientras lee este
artículo? ¿Pidiendo los útiles para la oficina de su bodega de
distribución? ¿Vigilando una pantalla para ver el desempeño de
la producción de equipos? ¿Respondiendo un mensaje electrónico a
sus colegas en la oficina de Denver? ¿Llevando a cabo una
conversación vía mensajero instantáneo con tres de sus
compañeros? ¿Escribiendo un informe en sistema Word para la
reunión del miércoles? ¿Comiendo el almuerzo que no tuvo tiempo
de hacerlo fuera de la oficina? ¿Abriendo y leyendo el correo
tradicional? ¿Llenando una solicitud interna para los servicios
técnicos de la oficina debido a que su rastreador de la
computadora no está funcionando? ¿Haciendo una lista de clientes
con los que debe comunicarse antes del fin del día? ¿Tratando de
rehacer el formato de la carta de noticias de la compañía de
manera que entre en una página?
"No hay duda de que durante el transcurso del último siglo ha
habido un aumento explosivo de la información disponible. Parte
de la responsabilidad de la gente que desarrolla esta tecnología
- los fabricantes de programas para computadoras, como Bill
Gates en Seattle - debería ser el tomar en cuenta las
limitaciones de las funciones múltiples de la gente que lo usa",
indica Meyer.
"Esto se aplica también a las tareas de casa. Yo lo veo en mis
sobrinos. Ellos están haciendo demasiadas cosas mientras hacen
sus tareas. Y eso hace que sean menos eficientes", agrega
Rubenstein.
La tarea de la investigación
Rubenstein, Meyer y Evans estudiaron las tendencias en la
cantidad del tiempo perdido cuando la gente cambio en forma
repetida entre dos tareas de diferente complejidad y
familiaridad. En cuatro experimentos, cuando jóvenes se movieron
entre diferentes tareas, tales como resolver problemas
matemáticos o clasificar objetos geométricos. Los investigadores
midieron la velocidad del desempeño de los sujetos en función de
si las tareas sucesivas eran familiares o no, y si las reglas
para desempeñarlas eran simples o complejas.
El trabajo fue hecho en la Universidad de Michigan en 1993 y
1994, dijo Rubenstein. Meyer añade que una fuente de
financiamiento para esta investigación es la Oficina de
Investigación Naval de Estados Unidos.
"Es muy común que una investigación tome varios años para llegar
al proceso de revisión. Y yo continué haciendo una investigación
adicional durante varios años sobre pacientes con daño cerebral
en California. Hay un tipo de paciente con daño cerebral que
puede mantener intactas todas las funciones de inteligencia pero
pierde la función 'ejecutiva esencial'. Y aquellos con daño de
la corteza prefrontal tienen problemas con los cambios de
funciones", manifestó Rubenstein.
Lo que toma tiempo cuando usted va de un trabajo a otro, según
los investigadores, son dos etapas distintas y complementarias.
" El cambio de metas" puede ser resumido en la línea de "quiero
hacer esto ahora en vez de aquello", mientras que "la activación
de la regla" puede ser expresada como " estoy suspendiendo las
normas para esto e iniciándolas para eso".
"Si usted va a una industria e identifica una serie de tareas
que la gente hace en esa actividad, usted puede identificar
fácilmente cuáles son las pérdidas de tener empleados que pasen
por estos cambios entre las tareas", señala Rubenstein.
"Es como una de esas películas con Clint Eastwood. Al final de
la película, Clint dice 'un hombre debe conocer sus
limitaciones". |
